Si bien es cierto nuestras empresas pueden beneficiarse con la implementación de un sistema de calidad sin necesidad de luego certificarlo. La certificación de una normativa internacional puede ser un gran impulso para nuestra organización: contratos que así lo exigen, evaluación por parte de los clientes, competidores que ya lo hicieron, programas internos, reducciones impositivas o incluso como plan de motivación para los empleados.
Sin embargo, antes de dar el salto a la certificación de un sistema de calidad basado en Normas ISO, es importante no perder de vista los siguientes pasos a seguir previamente en el proceso:
Paso 1. Elección del organismo de certificación
La organización ISO solo desarrolla las normas, pero no realiza la certificación; una variedad de organizaciones se dedican a esta etapa del proceso. Por eso es recomendable realizar una pequeña investigación para conocer qué opciones existente antes de la selección. En nuestro país, existen diversas opciones de alto costo, sin embargo, muchas organizaciones pequeñas y medianas dan este paso previo con una empresa que se pueda ajustar a sus presupuestos, antes de iniciar formalmente el proceso de auditoría. Para ello, deben efectuar un análisis exhaustivo y tomar en cuenta los siguientes criterios
- ¿Cuál es el prestigio que tiene en el mercado? (ya que su respaldo es el principal beneficio para la imagen de tu empresa) ¿Sus auditores tienen conocimiento de tu sector empresarial? ¿Operan en tu zona o región?
- ¿Cuál es el costo de la certificación?
- ¿Qué precio tienen las auditorías posteriores?
Paso 2: Revisión de documentación
Una vez elegido la empresa responsable del proceso previo, el auditor enviado se reunirá con la gerencia para conocer los distintos procesos de la empresa. Revisará principalmente el manual de gestión de la calidad para verificar que el mismo cumpla con los requisitos que plantea la norma. En caso de inconsistencias, hará las recomendaciones necesarias y esperará a que la empresa realice los cambios o acciones correctivas.
Paso 3: Capacitación interna
Concientizar a la organización es la clave de cualquier proceso de certificación. Por ello, es vital el involucramiento de la gerencia en los programas de capacitación y dar el ejemplo ante el resto de la corporación. Sin el involucramiento de la cabeza a cargo de la empresa, es imposible lograr resultados positivos. De igual forma, cada integrante de la organización debe conocer a la perfección cuales son los procesos que se desarrollan a lo interno de la empresa. Ya que estos serán claves en el siguiente paso.
Paso 4: Auditoría interna de las instalaciones
Una vez que se verificó la documentación, la empresa y el auditor deciden en conjunto el momento en el que se realizará la auditoría de las instalaciones. Antes de comenzar, el auditor junto con su equipo de trabajo explica el procedimiento que se va a realizar: observar las actividades, inspeccionar los distintos procedimientos, analizar si los registros se realizan correctamente, por ejemplo. Entre las herramientas que utiliza, además de la observación, puede efectuar entrevistas con el personal o generar algún muestreo.
Paso 5. Informe de la auditoría interna
El auditor debe comparar la información que recabó mediante la auditoría, con la documentación del sistema de gestión de la calidad que planteó la empresa; con la finalidad de encontrar las inconsistencias. Este informe se entrega a la gerencia, especificando cada una de las "no conformidades" con la norma, y clasificándolas de acuerdo a su grado de importancia para corregirlas en la brevedad posible.
Paso 5. Auditoría externa
Dependiendo del grado de importancia de las inconsistencias, es posible que deba realizarse una nueva auditoría previa a la certificación. Pero una vez que las acciones correctivas ya fueron realizadas y existe conformidad, es el momento de dar el paso de optar por la certificación. Para ello, la empresa se pondrá en contacto con el organismo responsable de la certificación. Tras el proceso de auditoría externa, el organismo otorga la certificación. Este documento tiene por lo general una validez de tres años
Paso 6. Auditorías de seguimiento
Aunque el certificado es válido por el período total, deben realizarse auditorías periódicas de mantenimiento, que dependiendo del organismo certificador, pueden ser anuales o semestrales, siempre acordando la fecha previamente con la empresa.
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