Has sido asignado para coordinar un proyecto, pero posiblemente no tengas una preparación formal al respecto. Si piensas que administrar un proyecto significa seguir haciendo lo mismo que has hecho hasta ahorita y esperar las alabanzas de tu equipo de trabajo, estás muy equivocado.
Puede ser que tengas que seguir realizando en parte algunas de las actividades que has realizado hasta el momento (por ejemplo programar parte de la aplicación de software). Pero, eso sólo significa que tienes responsabilidades de otros roles, además de la del administrador de proyectos. Las tareas del líder de proyecto son muy diferentes a las de un operativo.
Seguramente te servirá contar con una guía rápida para tener una visión de por dónde avanzar dentro del proyecto. A continuación te mostramos esta guía que no pretende más que mostrar los elementos y tareas básicas de las cuales tendrás que responsabilizarte dentro del proyecto.
1. Conoce tu proyecto
En primer lugar debes de tener claro qué es lo que se busca con este proyecto. Cuál es el objetivo a cumplir. ¿Desarrollar un software de control de recursos? ¿Construir una casa? ¿Diseñar un automóvil? ¿Organizar una boda? Identifica quiénes son todas las personas que te pueden proporcionar información respecto a lo que se necesita. Hay proyectos en los que una sola persona cuenta con toda la información, o es quien debe quedar satisfecho con el resultado. Pero, en la mayoría de los proyectos son varias las personas interesadas en el resultado del proyecto. Ubícalos bien y cuestiónalos sobre el mayor detalle posible de lo que esperan. Determina claramente los requerimientos del proyecto.
2. Planea las actividades, tiempos y recursos
Una vez que determinas con la mayor claridad y detalle posible lo que debes de desarrollar durante el proyecto (las funciones del software, las características de la casa, los detalles de la boda, etc), entonces puedes iniciar el trabajo de planeación. Planeas las actividades necesarias, planeas la cantidad de gente y el perfil necesario para realizar las actividades, planeas el esfuerzo que cada una de ellas tendrá que realizar, planeas los tiempos necesarios para completar cada tarea y para completar el trabajo completo, cuidando que no haya tiempos muertos ni ningún tipo de desperdicio de recursos. Si el proyecto sale mal, lo peor que puedes hacer es echarle la culpa a tu equipo de trabajo, finalmente tú debes de poder decidir si es el personal que podrá cumplir el trabajo o no.
Mucha gente comienza a trabajar en cuanto tiene una idea leve de los resultados que se esperan, sin detenerse a pensar cómo llegará a ese objetivo ni cuándo lo hará. Si nadie te presiona por los recursos o tiempo que consumas para lograrlo, esta puede ser una fórmula cómoda, aunque no esperes que confíen en ti cuando se trate de proyectos estratégicos para la empresa donde el control de los recursos sea importante. Es bastante probable que en realidad simplemente estés ejecutando, y no administrando el proyecto.
3. Ejecuta y monitorea el proyecto, manteniendo la visibilidad hacia el exterior
He conocido proyectos que terminan mucho más tarde de lo que se planeó, pero con clientes contentos. Y he conocido proyectos que terminan a tiempo, pero donde los clientes terminan odiando al equipo de trabajo. Una razón importante para esto es la forma en que se haya monitoreado el proyecto y generado visibilidad hacia el exterior. Una vez diseñado el plan hay que seguirlo, y para lograr esto debes de monitorearlo constantemente para reaccionar oportunamente. ¿Ya inició la gente el trabajo que le corresponde? ¿Ya terminó el trabajo que debía de terminar? ¿Por qué se está atrasando? ¿Cuánto se está desviando? ¿Qué puedes hacer para que no se siga retrasando? Monitorear el proyecto significa mantenerse al pendiente de lo que ocurre. No esperes que por el simple hecho de que ya elaboraste un plan, éste se va a cumplir mágicamente. Si no hay nadie que le dé seguimiento, difícilmente se cumplirá. Además, no sólo tú, como líder de proyecto quieres mantenerte informado de lo que ocurre. También tu jefe y el cliente quieren saberlo, así que es mejor que los mantengas continuamente informados de lo que ocurre para que juntos vayan tomando decisiones para corregir las desviaciones contra lo planeado, y evitar sorpresas en los resultados.
4. Aprende de tus errores
En todo proyecto ocurren cosas buenas que deberías de volver a repetir en tus proyectos futuros, y cosas malas que deberías de evitar. Es parte del aprendizaje, y es lo que te ayudará en gran medida a que tus resultados sean cada vez mejores. Si compartes este conocimiento, tus compañeros y tu empresa crecerán profesionalmente sin necesidad de enfrentarse a los mismos problemas que tú. Einstein dijo alguna vez que no hay nada peor que hacer las cosas igual y esperar resultados diferentes. Si ya descubriste que hay cosas que ocasionan retrasos y problemas en tus proyectos, no lo vuelvas a repetir. Y si viste que hubo actividades que ayudaron al éxito del proyecto entonces procura volver a realizarlas. Claro que no se trata de redescubrir el hilo negro, hay muchas buenas prácticas allá afuera que puedes aprender de bibliografía, internet y cursos que te ayudarán a realizar cada día un mejor trabajo.
¿Te gustaría conocer más sobre como la administración efectiva de proyectos? En Grupo RVPA nos ponemos a su disposición para elaborar programas de capacitación a la medida sobre este interesante tema. Para más información:
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