Una oficina de gerencia de proyectos (PMO por sus siglas en inglés) es una entidad que sirve de enlace entre un proyecto (incluyendo a los directores y jefes de proyectos) y las unidades usuarias de la organización. Por su parte un Programa es un grupo de proyectos relacionados orientados a cubrir necesidades específicas del negocio. Generalmente la PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o ambos.

Las funciones que puede desempeñar una PMO son muchas y casi todas de carácter transversal, por lo que su papel puede llegar a ser determinante para que los proyectos en marcha lleguen a buen puerto, lo cual afecta inevitablemente al apartado del negocio. Es por ello que, insistiendo en lo anterior, resulta imprescindible definir y comunicar con claridad meridiana los asuntos de los que se encargará esta unidad, así como la autoridad que se le otorga para cumplir su misión. La PMO será ineficiente si su papel no está claramente especificado y delimitado.

Algunas de las atribuciones habituales de una PMO:

1. Dirección de proyectos. Asumir la dirección en exclusiva de determinados proyectos o programas para los que no se contratan nuevos directores. Siempre que lo he visto se ha tratado de proyectos de tamaño reducido.
2. Alineamiento de proyectos y negocio. Poner énfasis en la supervisión, planificación, priorización, ejecución y cancelación de proyectos en función de los planteamientos estratégicos de la organización. Una de las funciones de la PMO es velar porque comportamientos y procedimientos desarrollados dentro de los distintos proyectos concuerden siempre con los objetivos del negocio.
3. Evaluación de propuestas. Colaborar en la evaluación de potenciales proyectos, analizar su viabilidad y su conveniencia desde el punto de vista del negocio y participar así en el proceso de aprobación o rechazo.
4. Coordinación. La PMO asume frecuentemente el rol de coordinador de directores de proyecto, programa, portafolio, alta dirección, patrocinadores y otros interesados.
5. Consultoría. El project manager encuentra en la PMO a un grupo de expertos en dirección de proyectos (normalmente, otros project managers) a los que pedir consejo, plantear problemas y trasladar sugerencias relativas a las particularidades que surgen en su proyecto. Aconsejar en buenas prácticas de dirección de proyectos dentro de los criterios de tiempo, coste y calidad aceptables es una de las principales atribuciones de una PMO, siendo de especial utilidad sus aportaciones a la gestión del cambio y la integración. Por otro lado, es frecuente ampliar la consultoría a ámbitos técnicos, muy típico de las PMO de organizaciones TIC.
6. Configuración. Proporcionar metodologías, plantillas, políticas, herramientas informáticas, tecnologías de desarrollo, etc.
7. Garantizar el acceso a la información. Actuar como punto de contacto y gestionar el acceso a la documentación histórica y las lecciones aprendidas, así como a la información de proyectos aún no cerrados.
8. Formación. Diseñar y dirigir los programas de formación de la organización, debiendo tener en cuenta las necesidades de cualquier miembro del equipo y no centrándose únicamente en formación relativa a dirección de proyectos. En este apartado se deben considerar cuestiones de negocio, tecnologías, certificaciones, comunicación, gestión de equipos, etc.
9. Recursos Humanos. Selección de personal para nuevas incorporaciones y también análisis de perfiles para fomentar sinergias entre proyectos y movimientos de personal, logrando un mejor aprovechamiento de los recursos propios y reduciendo costes de tiempo y curva de aprendizaje de nuevos miembros del equipo.
10. Cultura de Project Management. Si existe una PMO en la organización, la tarea colosal de crear una cultura de dirección y orientación a proyectos será su responsabilidad primordial y, por desgracia, casi exclusiva. Este esfuerzo por difundir y defender la implantación de buenas prácticas de dirección de proyectos debe realizarse en dos sentidos: hacia los equipos de proyecto (no sólo el project manager) y hacia los niveles directivos de la organización.

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Llevar adelante un emprendimiento mientras se trabaja en relación de dependencia es una forma de arrancar que muchos eligen para reducir riesgos.

¿Estás pensando en arrancar un negocio a tiempo parcial? Mantener un trabajo formal mientras das los primeros pasos como emprendedor puede ayudarte a reducir algunos riesgos, pero requiere que tengas en cuenta los siguientes consejos.

  • Ajusta tus expectativas. No cualquier negocio puede manejarse en paralelo con un empleo, y si se puede es posible que no genere ingresos importantes sin tu dedicación permanente, pero te permita arrancar e ir ganando experiencia.
  • Busca opciones. Empezar de cero y solo puede ser difícil; analiza las variantes como la venta directa, la compra de un negocio en marcha, o la asociación con otros emprendedores o miembros de tu familia en busca de un proyecto.
  • ¡Aprovecha las ventajas! Trabajar en relación de dependencia y armar tu propio negocio a la vez puede resultar estresante y difícil de balancear, pero tiene algunas ventajas: tener ciertos ingresos asegurados, menor presión, más espacio para "prueba y error", y algunos recursos disponibles (contactos, imagen, lugar de reuniones, etc.).
  • Evita perjudicar a tu actual empleador. No te abuses de la relación laboral. Por ejemplo, asegúrate de no competir en forma directa o llevarte clientes de la empresa en la que trabajas. Esto solo perjudicarían tu imagen y posiblemente el potencial de crecimiento de tu negocio.
  • No descuides tu trabajo. Si cuentas con los ingresos de tu empleo, asegúrate de cuidarlo y, si es necesario, dejar en claro a tu empleador cuál es tu dedicación al emprendimiento y tus planes a futuro. Evita siempre superponer tu empleo y tu negocio, poniendo horarios diferenciados o dejando a alguien a cargo mientras cumplís con tus obligaciones.
  • Usa el tiempo extra para mejorar tu negocio. No depender rápidamente de los ingresos del nuevo negocio puede darte un tiempo de prueba y ajuste que no todos los emprendedores tienen. Podes explorar el mercado, conociendo a los clientes, escuchando sus comentarios y cambiando o mejorando tus productos antes de lanzarte en forma completa.
  • Piensa a mediano plazo. Ten en cuenta que poca gente puede mantener dos trabajos demandantes en el largo plazo, ¡y el negocio propio seguramente lo es! Mantén un plan de cómo va a ser la transición si te va bien o cuánto tiempo vas a darle a tu proyecto para que despegue, antes de retirarte.
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Desde el punto de vista medioambiental, reciclar papel proporciona una serie de beneficios muy interesantes. Algunos de los que podemos destacar son el ahorro de energía, la reducción de residuos en los vertederos, el alargamiento del ciclo de vida de las materias primas y la disponibilidad de un recurso con un coste asequible. A pesar de estas bondades, la posibilidad de reciclar papel y cartón en la empresa es limitada.

Por cada kilo de papel y cartón que se recicla, evitamos la emisión en el vertedero de 900 gramos de CO2
Una primera limitación viene dada por el uso único que se hace de determinados documentos confidenciales. Documentación sanitaria u hospitalaria y otros documentos sensibles, se reciclan en un bajo porcentaje debido a la dificultad de contar con procesos seguros de destrucción, de ahí la importancia de contar con expertos en destrucción de documentación confidencial, empresas especializadas que facilitan este paso previo al reciclaje.

Son cada vez más las empresas preocupadas por conciliar crecimiento y competitividad con un decidido compromiso en favor del desarrollo social y la protección del medio ambiente. Este compromiso se ve periódicamente reflejado en las memorias e informes de sostenibilidad que publican un número creciente de empresas privadas y organismos públicos.

Si nos fijamos en el consumo de papel típico en una oficina (en Costa Rica es de 50 kilos de papel y cartón por empleado al año), resulta evidente la importancia que el reciclaje de papel y cartón adquiere dentro de la estrategia de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de empresas e instituciones.

Esta importancia lleva a que sea frecuente la implantación de programas de reciclaje de papel y cartón. Para que estos programas tengan éxito en la empresa son necesarios tres requisitos:
  • Un sistema de recogida sencillo y eficaz
  • Información efectiva dirigida a los empleados sobre el uso del sistema y sus beneficios
  • Y la involucración de la dirección.
Con unos sencillos pasos se puede poner en marcha un sistema de reciclaje de papel en la empresa:
  • Designar al coordinador del programa.
  • Recoger el papel y cartón separadamente de otros residuos, para evitar que pueda contaminarse dificultando o imposibilitando su reciclaje.
  • Recoger el papel en ecopapeleras, situadas en cada puesto de trabajo o en las zonas de mayor generación de papel y cartón usado.
  • Organizar un sistema de vaciado de las ecopapeleras y de almacenamiento en un único punto.
  • Recogida a cargo de un gestor de residuos que nos facilite el certificado de correcta gestión de nuestro papel y cartón.
  • Organizar sesiones para informar a los empleados sobre los medios que tienen a su alcance, para recabar su opinión y escuchar sus sugerencias.
  • Todo esto encaminado a fomentar una mayor recogida de papel y cartón, lo que propicia, por una parte, la retirada de residuos que se convierten en materia prima, y por otra, una disminución de la dependencia del exterior a la hora de abastecerse de papel usado.
Por lo que vemos, las empresas tienen a su alcance la puesta en marcha de programas de reciclado, que son buenos tanto en términos económicos como medioambientales, y que además fomentan un entramado social beneficioso alrededor del reciclaje.

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La Ley No. 6727. Ley de Riesgos del Trabajo de Costa Rica suscrita en marzo de 1982 ordena en su artículo 288 que en cada centro de trabajo, donde se existan diez o más trabajadores se establecerán las Comisiones de Salud Ocupacional y que estás a su vez serán responsables de la constitución de las Brigadas de Emergencia.

No obstante, más allá del cumplimiento legal, el principal beneficio de contar en nuestra empresa con una Brigadas de Emergencia es tener un grupo preparado para actuar rápidamente en el control de emergencias y ante todo realizar actividades de prevención, el saber qué hacer, cuando y como. Es algo que todos debemos tener claro; el tener personal entrenado para salvar vidas, es el recurso más valioso de una empresa. Ninguna razón tiene más peso que ello. 

Ante las situaciones de crisis, la brigada de emergencia carga con la principal responsabilidad de cumplir con el Plan de Emergencias desarrollado por la auditoría externa y aprobado por la Comisión de Salud Ocupacional de la empresa, por lo que es vital promover a través de la misma un cambio de actitud orientado a crear una cultura preventiva, fundamentada en la necesidad de controlar y manejar en forma organizada las condiciones laborales causantes de desastres, con el fin de disminuir la siniestralidad y proteger la salud de los trabajadores y los bienes materiales de la empresa.

Pero, ¿cómo se establece una brigada de emergencias en nuestra empresa? De acuerdo a las necesidades del centro de trabajo, las brigadas pueden ser multifuncionales, es decir, los brigadistas podrán actuar en dos o más especialidades: evacuación y primeros auxilios. Cada una de las brigadas tendrá como mínimo tres integrantes y como máximo siete, y se integrarán por un jefe de brigada y brigadistas.

Los centros de trabajo que tengan varias áreas de riesgo, determinarán el número de brigadas que sean necesarias siguiendo los siguientes puntos:
  • Determinación de la necesidad de conformación de La Brigada
  • Realización del análisis de vulnerabilidad
  • Realización del inventario de recursos
  • Definición de la clase de brigada que necesita la empresa
  • Determinación del tipo de equipos y elementos necesarios
  • Elección de los integrantes
  • Elaboración del reglamento de trabajo
  • Capacitación de los integrantes elegidos
  • Realización del cronograma de actividades
La decisión de conformar una brigada de emergencia en una empresa debe partir de la gerencia, del administrador general, o del jefe de recursos humanos. Para tomar la decisión de conformar la brigada debe tenerse en cuenta a su vez las principales funciones de la Comisión de Salud Ocupacional de nuestra organización, entre ellas:
  • Asesorar sobre las políticas de atención y prevención de emergencias
  • Elaborar y/o actualizar los planes de emergencias
  • Dar lineamientos generales para la elaboración de análisis de vulnerabilidad
  • Gestionar los medios para la cooperación interinstitucional con entidades para el manejo de emergencias
  • Aprobar los estatutos y manuales técnicos indispensables para una adecuada y efectiva prevención de emergencias
  • Dirigir y coordinar la administración de recursos humanos, físicos y técnicos para el funcionamiento de las Brigadas de Emergencia
  • Diseñar e implementar las estrategias de capacitación en los funcionarios sobre el manejo de emergencias.
  • Analizar los resultados de las emergencias enfrentadas, su manejo, consecuencias y retroalimentación a los funcionarios, así como estar enterados de ejercicios de simulación planeados y realizados por las Brigadas de Emergencia.
  • Expedir el reglamento de las Brigadas de Emergencias, así como los distintivos institucionales de la Brigada
  • Ajustar el Plan Nacional de Emergencias a las necesidades acorde con el análisis de vulnerabilidad de cada punto de atención
  • Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes y programas de control y prevención de emergencias
  • Fomentar la cultura de la prevención y auto cuidado.
  • Elaborar el reglamento del Comité y velar por su cumplimiento
  • Colaborar en el Plan de presupuestos para el funcionamiento de las Brigadas y cumplimiento de sus objetivos
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¿De qué forma se gestiona la calidad? Las dos tendencias globales son la certificación de normas o el seguimiento de modelos de excelencia. ¿Cuál podés aplicar en tu negocio?

El objetivo que persiguen las normas y los modelos de calidad es el mismo: alcanzar la satisfacción de todos los clientes, externos e internos, y al mismo tiempo, hacer eficiente el  funcionamiento de la organización.  Pero existen dos formas centrales de gestionar la calidad ¿Cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa?

Se trata de dos marcadas tendencias al momento de planificar la calidad, tanto en la producción como en la prestación de servicios:

  • El aseguramiento de la calidad, basado casi exclusivamente en las normas ISO 9000.
  • La calidad total, actualmente basada en los criterios de los modelos de excelencia.

Normas para asegurar la calidad

La familia de las normas ISO 9000, creadas por la Organización Internacional de Normalización, es un conjunto de pautas internacionales de aseguramiento de la calidad, que garantizan en las empresas que las aplican ciertas formas de operar, estándares y niveles de calidad.

Cualquier tipo de organización puede comenzar a utilizar estas normas: grande o pequeña, comercializando productos o brindando servicios. La puesta en marcha de un sistema de calidad a través de las normas puede realizarse sin ayuda externa, aunque a veces, dada la complejidad de algunas organizaciones es recomendable contratar un consultor externo. 

Una vez que la empresa implementa el sistema de gestión de calidad con todos los requerimientos de la norma, puede optar por la certificación mediante un Organismo de Certificación competente -en Costa Rica son varias las organizaciones que acreditan normas ISO-, y los costos se relacionan con la implementación del sistema en sí, y con la posible certificación, por lo que varían de acuerdo al tamaño de la organización y los procesos propios, entre otras variables. 

Se considera que el tiempo mínimo de implementación de un sistema es de aproximadamente un año. Durante este lapso el organismo realiza evaluaciones y correcciones, para finalmente realizar una auditoría final, previa a la certificación, la cuál se se otorga por un plazo determinado y, durante ese tiempo, el organismo certificador realiza auditorías periódicas.

Modelos de calidad

Los modelos de calidad total (o de excelencia) están formados por un conjunto de criterios, agrupados en áreas o capítulos, que sirven como referencia para articular una estrategia de calidad total en una organización. Los modelos se emplean como medida de confrontación para conocer lo que la propia organización ha alcanzado en contraste con un determinado estándar.

La clave de los modelos es la autoevaluación: la comparación regular y sistemática de las actividades y los resultados de una organización respecto del modelo elegido. Este proceso permite a la organización analizar su situación actual, distinguiendo con claridad cuáles son sus puntos fuertes y en qué áreas debe perfeccionarse, desarrollando estrategias para lograr mejoras realistas.

Los modelos no pueden certificarse, pero algunos participan de importantes premios. Entre los más reconocidos se encuentran: el Premio Nacional de Calidad de Japón (Deming), Premio Nacional de Calidad de Estados Unidos (Malcolm Baldrige), el Premio Europeo a la Calidad (EFQM de Excelencia Empresarial), en Latinoamérica, el Modelo Iberoamericano de Excelencia en la Gestión, y en nuestro país, el "Premio de la Excelencia" de la Cámara de Comercio de Costa Rica.

Es importante tener en cuenta que la meta es sistematizar la administración de la calidad con cualquier método elegido de entre los existentes (o incluso generar alguno nuevo), ya que el objetivo primordial es el mismo: satisfacer a tus clientes y al mismo tiempo generar un rendimiento que permita a tu organización seguir funcionando de una manera eficiente. 

Al final, el objetivo de un sistema de calidad tiene que ser mucho más que conseguir un certificado, se trata de garantizar que la empresa mejore constantemente, se desarrolle y asegure su supervivencia.

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Un buen diagnóstico estratégico sienta las bases para un plan exitoso. La herramienta FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) permite un análisis rápido al alcance de cualquier pyme.

El análisis FODA es una herramienta de diagnóstico muy utilizada como base de decisiones acerca el futuro de un negocio. La misma propone revisar aspectos internos y del contexto para identificar cursos de acción que se apoyen en las variables favorables, sin dejar de tener en cuenta aquellos aspectos que pueden resultar adversos.

Su aplicación regular en nuestro equipo puede marcar la diferencia entre quienes tienen conocimiento del negocio, su mercado y su contexto, y aquellos que aún siguen disparando al viento. Si bien suelen ser muchas las variables que impactan en un negocio, parte del desafío que plantea esta herramienta es encontrar no más de tres o cuatro ítems en cada categoría, de forma de facilitar el análisis.

El siguiente es un ejemplo práctico de cómo una PYME puede utilizar esta herramienta para sintetizar su situación y plantear estrategias.

Análisis interno
                                             
Fortalezas
+ Premios nacionales e internacionales ganados muestran la capacidad de innovación de nuestro emprendimiento.
+ El equipo de trabajo está conformado por gente muy comprometida, asociada al éxito del proyecto.
+ Las alianzas que hemos cerrado nos permiten distribuir los productos en múltiples plataformas.
     
Debilidades
- Los productos están muy “customizados” (a medida) para el mercado local, haciendo difícil la exportación.
- El equipo de trabajo está compuesto en su totalidad por programadores, faltando conocimiento y experiencia en gestión de negocios.
- Tardamos demasiado tiempo en perfeccionar cada producto, y los competidores lanzan novedades con mucha frecuencia.

Análisis externo

Oportunidades

+ Hay apoyo estatal y promoción local para la industria
+ Las redes sociales y las plataformas abiertas permiten una forma de distribuir nuestros productos a bajo costo.
+ Empresas, medios y organizaciones están queriendo involucrarse en el tema, lo que podría generar una nueva unidad de negocios.

Amenazas
- La competencia internacional es cada vez más fuerte, e invierten millones de dólares en difusión.
- La piratería en el país, es muy fuerte, y los consumidores que pagan son los menos.
- Las consultoras de comunicación, agencias de publicidad y otras empresas se están metiendo también en el desarrollo de juegos.

La empresa del ejemplo, que está enmarcada en una de las industrias creativas de mayor desarrollo en nuestro país, podría decidir la siguiente estrategia sobre la base de su análisis FODA:
  • Conseguir uno o varios subsidios o líneas de crédito para incorporar gente comercial y financiera a la empresa;
  • Reconvertir el negocio y desarrollar propuesta a medida de empresas, medios de comunicación y organizaciones;
  • Seguir haciendo algunos productos dirigidos al público final (gratis o de muy bajo precio), de modo tal de innovar y afianzar la marca en redes sociales.
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El extintor es una herramienta de prevención de incendios evitando que el fuego se expanda y salga de control, salvaguardando tu integridad física, la de tus seres queridos y de tu patrimonio. Sin embargo, uno de los principales errores en el uso de estos equipos es creer que cualquier tipo de extintor puede apagar un conato de incendio. 

De la misma forma en que un vehículo de gasolina no funciona con Diesel, los extintores se dividen acorde con agente extintor que contengan y la relación que tengan estos con el tipo de emergencia, utilizándose -por ejemplo-, los extintores de dióxido de carbono para el fuego tipo C y los de polvo químico para aquellos relacionados con incendios eléctricos. 

Para una mejor comprensión sobre este importante tema, repasamos los diferentes tipos de extintores y su empleo acorde con las circunstancias. 
  • Extintor de agua: El agua es el elemento más usado para la prevención y para la extinción de incendios, es un agente físico que actúa principalmente por enfriamiento y por sofocación al impedir el contacto del combustible con el oxígeno, este elemento no daña a las personas ni contamina al medio ambiente. Es recomendable usarlos para fuegos tipo A. También es importante saber que el agua es conductora de electricidad, por lo cual sería peligroso usar este tipo de extintor en incendios que hayan sido originados por electricidad.
  • Extintor de Carbono (CO2): Este gas al momento de ser descargado es expandido bruscamente y al entrar en contacto con el combustible lo enfría. El CO2 es un gas que no tiene reacciones químicas con otras sustancias y es un gas no combustible, por lo cual es apto para atacar diversos tipos de incendios. Este extintor es apropiado para fuegos tipo C.
  • Extintor de polvo químico seco (PQS): Los químicos que principalmente se emplean en la elaboración de polvos secos son: bicarbonato sódico, bicarbonato potásico, cloruro potásico, bicarbonato de urea-potasio y fosfato monoamónico. Extintor para combatir fuegos tipo A, B y C. El principal uso de los extintores de PQS es para extinguir incendios originados por combustibles líquidos. Alguna de las principales propiedades de estos extintores es que no son conductores de electricidad, es por eso que también son recomendados para usarse en incendios originados por electricidad.
  • Extintor de Espuma: Los extintores de espuma son de uso seguro, no contaminan al medio ambiente ya que no daña a las personas ni a la fauna. Este extintor es apropiado para combatir fuegos tipo A y B. Éste actúa por enfriamiento y sofocación ya que genera una capa acuosa que desplaza el aire, enfría e impide el escape de vapor.
  • Extintor de Halotrón: Es un agente limpio que no deja residuos y que no son conductores de electricidad. Es adecuado para fuegos tipo A, B y C.
Para una mejor comprensión de los tipos de fuego se presenta la siguiente tabla:


Para usar los extintores es necesario saber el lugar en el que se encuentran, identificar el tipo de fuego que es. Para ello es importante capacitar a nuestras brigadas de emergencia regularmente según lo indica la Comisión Nacional de Salud Ocupacional de nuestro país.

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